Dokumentation, Richtlinien und Verfahrensweisen zur internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz § 17 Abs 1 KAGB

In Kürze

Das Hinweisgeberschutzgesetz, HinSchG, sieht vor, dass Kapitalverwaltungsgesellschaften gemäß § 17 Absatz 1 des Kapitalanlagegesetzbuchs eine interne Meldestelle einrichten, um den Schutz von hinweisgebenden Personen sicherzustellen.

Dazu hat die F5 Crypto Management GmbH ein Online-Formular für Beschäftigte, Kunden und sonstige externe Personen eingerichtet. Meldungen können schriftlich oder per Spracheingabe abgegeben werden – sowohl unter Klarnamen als auch anonym.

Diese werden von einer fachkundigen beauftragten Person aufgenommen und verarbeitet und sind auch nur dieser Person bekannt und einsehbar. Meldende erhalten innerhalb von 7 Tagen Rückmeldung über den Eingang der Meldung und spätestens 3 Monate nach Eingang Rückmeldung über die eingeleiteten Folgemaßnahmen. Der genaue Ablauf und Prozess wird unten dargestellt.

Die Meldestelle ist DSGVO-konform und wird einmal pro Jahr überprüft und ggf. überarbeitet.

Beauftragte Personen

Hauptverantwortlicher

Paul Otto, Geschäftsführer der F5 Crypto Capital GmbH

Behelfsverantwortlicher

Christian Musanke

Der Beschäftigungsgeber trägt dafür Sorge, dass die beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen.

Alle Mitarbeiter werden mindestens einmal im Jahr zur internen Meldestelle und das Abgeben eines Hinweises geschult.

Ablauf und Prozess

1. Einreichen eines Hinweises

Mitarbeiter, Kunden oder externe Personen können Hinweise über das dafür vorgesehene elektronische Formular einreichen. Das Formular ist frei zugänglich. Nach dem Ausfüllen des Formulars erhält der Bearbeiter automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über den eingegangenen Hinweis. Sobald ein Hinweis eingegangen ist, wird die beauftragte sowie behelfsverantwortliche Person per Email über den Eingang (aber nicht den Inhalt der Meldung) informiert.

2. Befangenheitsprüfung

Die beauftragte Person prüft den Hinweis auf mögliche Interessenkonflikte. Falls der Hinweis den Bearbeiter direkt betrifft oder dessen hinreichendes Interesse berührt, wird die Angelegenheit an den Behelfsverantwortlichen überantwortet. Dieser wird dann zur beauftragten Person für den Fall.

3. Prüfung der Angaben

Der eingegangene Hinweis wird gründlich geprüft, um festzustellen, ob die Angaben sachlich und stichhaltig sind und ob alle notwendigen und relevanten Informationen vorliegen.

4. Bestätigung des Meldungseinganges und dessen Bearbeitung

Eine Bestätigung des Eingangs wird innerhalb von 7 Tagen von der beauftragten Person an die hinweisgebende Person versendet (falls Kontaktdaten vorhanden), um den Eingang des Hinweises und dessen Bearbeitung zu bestätigen.

5. Ergänzende Informationen

Falls Informationen im Hinweis fehlen oder weitere Informationen benötigt werden, wird der Hinweisgeber kontaktiert, um die erforderlichen Informationen einzuholen.

6. Bearbeitung des Falls

Sobald ausreichende Informationen vorliegen, wird der Hinweis als Fall eröffnet und bearbeitet.

Die beauftragte Person prüft u. A.:

die erhobenen Vorwürfe
die Schwere des möglichen Vergehens
etwaige Meldepflichten an öffentliche Behörden

Sie leitet notwendige Untersuchungen und umfassende Nachforschungen ein, für dessen Koordination und Leitung sie verantwortlich ist.

Sie leitet entsprechende, notwendige Folgemaßnahmen ein, um das Problem zu beheben oder ein zukünftiges Vergehen zu verhindern.

Sie reicht notwendige externe Meldungen ein, falls notwendig.

7. Abschluss des Verfahrens und Rückmeldung über Folgemaßnahmen

Sobald der Fall abgeschlossen und entsprechende Folgemaßnahmen ergriffen wurden, berichtet die beauftragte Person der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten über den Verlauf und Abschluss des Falles, sowie der ergriffenen Folgemaßnahmen.